مدير الشؤون الإدارية والموارد البشرية

المسمى الوظيفي: مدير الشؤون الإدارية والموارد البشرية (Administrative & HR Manager)
الإدارة: إدارة الشؤون الإدارية والموارد البشرية
الرئيس المباشر: المدير العام / نائب المدير العام
مقر العمل: المقر الرئيسي

الهدف العام للوظيفة

يتولى مدير الشؤون الإدارية والموارد البشرية الإشراف الكامل على العمليات الإدارية اليومية، حركة وأسطول السيارات، بالإضافة إلى المهام الأساسية لإدارة الموارد البشرية وشؤون الموظفين. يركز هذا الدور على ضمان كفاءة بيئة العمل داخلياً، ضبط نفقات وحركة الحركة واللوجستيات، والحفاظ على سجلات شؤون موظفين دقيقة ومتوافقة مع السياسات.

المهام والمسؤوليات الرئيسية

1. إدارة الموارد البشرية وشؤون الموظفين

• ملفات الموظفين والامتثال: إنشاء وتحديث ملفات الموظفين (الورقية والرقمية) بشكل سري ومنظم، وضمان اكتمال وثائقهم القانونية (عقود، هويات، مؤهلات).
• متابعة الدوام والتحضير: الإشراف على أنظمة إثبات الحضور والانصراف (بصمة العين/الإصبع) ومراجعة كشوف الدوام اليومية وتوجيه الموظفين الجدد خلال فترة التهيئة.
• إدارة الإجازات ومسيرات الرواتب: رصد وتسجيل رصيد إجازات الموظفين (السنوية، المرضية، والطارئة) ورفع التقارير الشهرية المعتمدة للإدارة المالية لغرض إعداد الرواتب.
• تقييم الأداء: دعم رؤساء الأقسام في تنفيذ دورات تقييم الأداء السنوية والدورية وتوثيق نتائجها في ملفات الموظفين.

2. إدارة الحركة واللوجستيات (أسطول السيارات)

• تنسيق وجدولة الحركة: إدارة أسطول سيارات الشركة وتوزيع المهام على السائقين وتحديد خطوط السير اليومية لتنقلات الموظفين والخدمات.
• تتبع استهلاك الوقود: وضع نظام رقابي صارم لتتبع معدلات استهلاك الوقود لكل مركبة، ومطابقة فواتير الوقود مع المسافات المقطوعة (عداد الكيلومترات) لمنع الهدر.
• سجلات الصيانة الدورية: الاحتفاظ بسجل صيانة تفصيلي لكل سيارة، وجدولة أعمال الصيانة الوقائية (تغيير الزيوت، الفلاتر، الإطارات، الفحص الفني) لضمان سلامة الأسطول.

3 إدارة المرافق والأعمال الإدارية

• جاهزية مقر العمل: متابعة أعمال النظافة، الأمن، الصيانة العامة، والخدمات للتأكد من جاهزية كافة المكاتب والمرافق.
• ضبط الوثائق والأرشيف: إدارة الأرشيف المركزي للشركة لضمان حفظ واسترجاع الخطابات الرسمية، التعاميم، والقرارات الإدارية بيسر وسرية.

متطلبات الوظيفة والمؤهلات

• المؤهل العلمي: درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، الموارد البشرية، أو أي مجال ذي صلة
• الخبرة: من 5 إلى 7 سنوات من الخبرة المتدرجة في إدارة العمليات الإدارية، لوجستيات النقل، وشؤون الموظفين
• المهارات: قدرة عالية على التنظيم والمتابعة الرقمية، إتقان التحدث والكتابة باللغتين العربية والإنجليزية، (ERP / HRIS) لعمل على الأنظمة الإدارية